O estoque é uma das áreas mais relevantes para o equilíbrio financeiro das empresas, mas, infelizmente, muitas delas não reconhecem essa importância e acabam deixando de lado o controle.
É muito comum que os empreendedores não percebam, mas o estoque é parte do dinheiro da empresa, que se for mal empregado, pode causar graves prejuízos financeiros.
Existem muitos erros bastante comuns nesse setor, que podem gerar prejuízos consideráveis e desnecessários ao negócio. Mas a boa notícia é que, com ações simples, é possível mudar completamente essa situação e tornar esse setor muito mais eficiente.
O que é Controle de Estoque?
O controle de estoque é o monitoramento eficiente e a análise dos produtos ou materiais que uma empresa armazena, e que são utilizados para suprir as necessidades internas dela ou para vender.
Quando a empresa mantém um bom programa de gestão de estoque, é possível prever a necessidade das compras, reduzir perdas por roubo ou por vencimento e, além disso, melhorar as condições de negociação com os fornecedores.
O controle de estoque eficiente exige dedicação e acompanhamento constante, mas traz muitos benefícios para a empresa.
Vantagens de fazer um bom controle de estoque
Alguns itens são fundamentais para o funcionamento adequado da empresa, em alguns casos, sendo matéria-prima para o produto final, e por isso não podem faltar.
No caso de lojas físicas, que oferecem muitos produtos aos clientes, deixar faltar itens de grande procura, certamente é sinônimo de perda de dinheiro.
Nos dois casos o controle de estoque é fundamental para evitar prejuízos ou mesmo compras desnecessárias, além de evitar gastos com aluguéis extras de espaço de armazenamento ou compras em momentos em que o caixa esteja baixo.
Ao ter informações precisas sobre as quantidades e variedades de itens disponíveis, a empresa se torna capaz de projetar e se preparar para as próximas vendas e para a reposição dos produtos, de forma mais eficiente.
O principal benefício proporcionado pela gestão de estoque é a previsibilidade do negócio. O controle eficaz mostra a quantidade de material utilizada, assim como permite que você planeje novas compras, com a possibilidade de negociar melhores condições e prazos.
Como fazer uma gestão de estoque eficiente?
→ Faça um inventário
O primeiro passo para iniciar o controle de estoque da sua empresa é fazer um levantamento dos itens que já existem, com detalhes e variações como cores, tamanhos, validade dos produtos e quantidades.
É indicado fazer um inventário de estoque quando houver dificuldades no controle de saídas e entradas de materiais no almoxarifado. Dessa forma, você terá como organizar os itens armazenados e descobrir quais produtos estão encalhados, foram extraviados ou precisam de ações de marketing para serem comercializados (promoções, liquidações, ofertas etc.).
Para agilizar o processo recomenda-se o uso da tecnologia RFID que faz a leitura em massa (cerca de 500 itens por segundo) sem a necessidade de “bipar” item a item, e ainda é possível monitorar e contar os itens em tempo real.
Com essa avaliação será possível identificar os produtos que estão com baixo estoque e também aqueles com excesso e pensar em ações para reverter essas situações, melhorando os processos.
→ Utilize um software de gestão de estoque
O controle pode ser realizado utilizando um simples caderno e caneta, mas sem dúvidas a forma mais eficiente é contando com a ajuda de um sistema ERP.
Hoje existem softwares de auxiliam a empresa a controlar os itens em estoque e ajudam a prever compras, avisando o gestor a hora certa de fazer um novo pedido.
Além disso, oferece recursos que geram relatórios com os itens mais vendidos individualmente, por cliente e muitos outros, ajudando a identificar quais produtos proporcionam maiores lucros à empresa.
Um software de gestão empresarial automatiza o controle através da integração de módulos, que contabiliza automaticamente os itens vendidos ou comprados pela empresa. Isso facilita o acompanhamento e evita que colaboradores precisem fazer inventários frequentes.
→ Contrate uma consultoria empresarial
Dependendo do tamanho da sua empresa e do nível de organização em que ela se encontra, pode ser interessante contratar os serviços de uma consultoria empresarial para ajudar a colocar tudo em ordem.
Esses profissionais podem auxiliar a identificar problemas nos processos internos e encontrar as melhores soluções para resolvê-los.
É extremamente importante também fazer um diagnóstico de processos para conseguir saber exatamente onde estão as falhas no seu controle de estoque. É importante contar com a ajuda de uma empresa especializada em gestão para ter uma visão ampla de todos os pontos positivos e negativos dos processos e otimizá-los.
→ Estabeleça uma margem de perdas e danos
Mesmo com o controle eficiente, é possível que haja perdas, principalmente quando se trata de produtos perecíveis ou que possuam datas de validades muito restritas.
Por isso, é fundamental definir um limite de perdas e danos e tentar se manter nessa meta.
→ Promova os produtos parados
Com todas essas informações disponíveis é possível criar ações que promovam aqueles itens parados do estoque. Ofereça descontos, faça promoções e ofertas.
Dessa forma você fará com que o valor investido neles retorne ao caixa, podendo ser reinvestido em produtos com maior rotatividade, gerando mais vendas.
Conclusão
A gestão de estoque exige um trabalho árduo, bastante organização e atenção contínua, mas seguindo essas dicas ficará bem mais simples colocar sua empresa em ordem e possibilitar o aumento das vendas e da lucratividade.
Conheça aqui alguns benefícios das tecnologias no Controle de Estoques!
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