Inventário patrimonial e de ativos, o que você precisa saber

O que é um inventário?

O inventário corresponde ao conjunto específico de ações de levantamento, registro físico e financeiro dos bens e/ou ativos que compõem determinado patrimônio. O Inventário físico é realizado por meio de levantamento, para a verificação da presença física do bem, quando se realiza a identificação do mesmo pelo registrado em documentação conciliando com os dados contábeis.

Parece complicado? Saiba mais sobre o conceito e a importância do inventário:

Por que fazê-lo?

Os inventários têm por objetivo conferir, mediante a realização de levantamentos físicos, a existência do ativo, bem como realizar a adequação deste entre os registros patrimoniais e contábeis.

O que deve ser considerado na hora de realizar um inventário?

Conferência

Esta conferência normalmente é realizada por uma equipe designada, que contará com apoio dos setores a serem inventariados para localizar e conferir os bens e os dados já registrados.

Equipe

Deve haver uma equipe interna designada para ser responsável pela realização do inventário. Essa equipe deve ser bem definida e deve ser devidamente capacitada para a realização do inventário, observando eventuais regulamentações pertinentes, seja da própria empresa ou instituição, seja dos órgãos fiscalizadores. O tamanho da equipe deve levar em conta o tempo necessário à execução e o grau de urgência dos resultados do inventário.

Metodologia

Manual:

Como o nome já diz, a contagem do inventário aqui é manual, conforme conferência visual e anotações de itens e quantidades, além de eventuais observações, para posterior registro manual no sistema de gestão.

Esta metodologia é bastante lenta e laboriosa.

Código de Barras:

Com a adoção dos códigos de barras para identificar visualmente os itens que compõem o patrimônio, a realização do inventário é pouco mais rápida comparado à metodologia anterior. Contudo, a necessidade de ter um coletor de código de barras por pessoa e a necessidade de contato visual com cada código de barras ainda deixa o processo lento e com baixa acurácia.

RFID

Com a adoção da tecnologia RFID, onde cada item do patrimônio receberá uma etiqueta de RFID que terá nela gravado o número de tombamento no chip internamente e externamente o código de barras, a leitura é realizada em massa e à distância (sem a necessidade de contato visual com a plaqueta) a velocidade de leitura é aumentada em pelo menos 30 vezes e com acurácia de cerca de 99%.

Tipos de inventário:

A classificação de um inventário é em função da finalidade, onde destacamos:

Apuração de resultados:

Quando realizado para comprovar a exatidão dos registros de controle patrimonial de todo o patrimônio, demonstrando o que foi identificado, conflitando-o com o inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício para prestação de contas e exigências de ordem legal ou natureza estritamente fiscal. Neste caso se verifica também a completa identificação dos bens imobilizados, assim como saneamento de eventuais irregularidades e atendimento às exigências fiscais e legais. A regularidade deste inventário normalmente é anual.

Demanda Específica

É realizado a qualquer tempo, com o objetivo de verificar qualquer bem ou conjunto de bens, por iniciativa do gestor, seja por necessidade de transferência de responsabilidade, ou da mudança de um titular de Cargo, responsável por carga patrimonial, ou ainda por exigência administrativa ou judicial; uma característica desse tipo de inventário é sua eventualidade.

Inicial ou de extinção:

O inventário inicial tem como objetivo corroborar os ativos atribuídos a abertura de uma nova unidade, empresa ou filial para registro dos ativos a ela atribuídos. Em oposição ao inicial temos o de extinção ou transformação: realizado quando da extinção ou transformação de uma unidade.

Sazonal:

Este inventário acontece com a periodicidade escolhida pelo gestor, seja para atender uma demanda específica de cruzamento de dados, ou para um maior controle patrimonial, não obedecendo a regras específicas mas sim a decisão do gestor.

Resultados Esperados:

A realização do inventário tem como objetivo principal o ajuste dos dados escriturais com o saldo físico do acervo patrimonial, bem como o levantamento da situação dos bens em uso e a necessidade de manutenção ou reparos, a verificação da disponibilidade dos bens, bem como o saneamento do acervo.

Como realizar o inventário de forma eficiente?

Por se tratar de uma atividade recorrente é imprescindível que haja adesão e compreensão das equipes da sua importância e necessidade, e cabe ao gestor a adoção de tecnologias e metodologias que tornem esta atividade menos desgastante e mais rápida.

Sem dúvida alguma a adoção de um bom software de gestão patrimonial, que seja intuitivo, ágil e apresente uma boa performance irá facilitar a gestão.

A adoção de tecnologia RFID para leitura de dos ativos e conferência dos mesmos facilita e torna mais rápido o processo minimamente 30 vezes, com isso o inventário deixará de ser um “fardo” e passará ser mais um item no processo de gestão, contando com uma acurácia de 99%, tornando o seu inventário ainda mais confiável.

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