Inventário patrimonial e de ativos, o que você precisa saber?

Inventário Patrimonial Descomplicado: Por que sua Empresa Precisa Atualizar Hoje

O que é um inventário patrimonial?

O inventário corresponde ao conjunto específico de ações de levantamento, registro físico e financeiro dos bens e/ou ativos que compõem determinado patrimônio. O Inventário físico é realizado por meio de levantamento, para a verificação da presença física do bem, quando se realiza a identificação do mesmo pelo registrado em documentação conciliando com os dados contábeis.

Descubra como a tecnologia RFID pode revolucionar a gestão patrimonial da sua empresa

Parece complicado? Saiba mais sobre o conceito e a importância do inventário:

Por que fazê-lo?

Os inventários têm por objetivo conferir, mediante a realização de levantamentos físicos, a existência do ativo, bem como realizar a adequação deste entre os registros patrimoniais e contábeis.

Qual importância de um inventário atualizado?

Manter um inventário atualizado é essencial para o sucesso operacional de uma empresa. Isso proporciona controle total sobre o estoque, evitando excessos e faltas, melhorando a satisfação do cliente e reduzindo desperdícios. Além disso, um inventário preciso facilita o planejamento financeiro, a gestão de compras e o acompanhamento de produtos de alto giro. Também garante conformidade legal e fiscal, informação para tomadas de decisões estratégicas e eficiência operacional, enquanto reduz os riscos de ruptura de estoque.

O que deve ser considerado na hora de realizar um inventário?

Conferência

Esta conferência normalmente é realizada por uma equipe designada, que contará com apoio dos setores a serem inventariados para localizar e conferir os bens e os dados já registrados.

Equipe

Deve haver uma equipe interna designada para ser responsável pela realização do inventário. Essa equipe deve ser bem definida e deve ser devidamente capacitada para a realização do inventário, observando eventuais regulamentações pertinentes, seja da própria empresa ou instituição, seja dos órgãos fiscalizadores. O tamanho da equipe deve levar em conta o tempo necessário à execução e o grau de urgência dos resultados do inventário.

Metodologia

Manual:

Como o nome já diz, a contagem do inventário aqui é manual, conforme conferência visual e anotações de itens e quantidades, além de eventuais observações, para posterior registro manual no sistema de gestão.

Esta metodologia é bastante lenta e laboriosa.

Código de Barras:

Com a adoção dos códigos de barras para identificar visualmente os itens que compõem o patrimônio, a realização do inventário é pouco mais rápida comparado à metodologia anterior. Contudo, a necessidade de ter um coletor de código de barras por pessoa e a necessidade de contato visual com cada código de barras ainda deixa o processo lento e com baixa acurácia.

RFID

Com a adoção da tecnologia RFID, onde cada item do patrimônio receberá uma etiqueta de RFID que terá nela gravado o número de tombamento no chip internamente e externamente o código de barras, a leitura é realizada em massa e à distância (sem a necessidade de contato visual com a plaqueta) a velocidade de leitura é aumentada em pelo menos 30 vezes e com acurácia de cerca de 99%.

Tipos de inventário:

A classificação de um inventário é em função da finalidade, onde destacamos:

Apuração de resultados:

Quando realizado para comprovar a exatidão dos registros de controle patrimonial de todo o patrimônio, demonstrando o que foi identificado, conflitando-o com o inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício para prestação de contas e exigências de ordem legal ou natureza estritamente fiscal. Neste caso se verifica também a completa identificação dos bens imobilizados, assim como saneamento de eventuais irregularidades e atendimento às exigências fiscais e legais. A regularidade deste inventário normalmente é anual.

Demanda Específica

É realizado a qualquer tempo, com o objetivo de verificar qualquer bem ou conjunto de bens, por iniciativa do gestor, seja por necessidade de transferência de responsabilidade, ou da mudança de um titular de Cargo, responsável por carga patrimonial, ou ainda por exigência administrativa ou judicial; uma característica desse tipo de inventário é sua eventualidade.

Inicial ou de extinção:

O inventário inicial tem como objetivo corroborar os ativos atribuídos a abertura de uma nova unidade, empresa ou filial para registro dos ativos a ela atribuídos. Em oposição ao inicial temos o de extinção ou transformação: realizado quando da extinção ou transformação de uma unidade.

Sazonal

Este inventário acontece com a periodicidade escolhida pelo gestor, seja para atender uma demanda específica de cruzamento de dados, ou para um maior controle patrimonial, não obedecendo a regras específicas mas sim a decisão do gestor.

Resultados Esperados:

A realização do inventário tem como objetivo principal o ajuste dos dados escriturais com o saldo físico do acervo patrimonial, bem como o levantamento da situação dos bens em uso e a necessidade de manutenção ou reparos, a verificação da disponibilidade dos bens, bem como o saneamento do acervo.

Como realizar o inventário de forma eficiente?

Por se tratar de uma atividade recorrente é imprescindível que haja adesão e compreensão das equipes da sua importância e necessidade, e cabe ao gestor a adoção de tecnologias e metodologias que tornem esta atividade menos desgastante e mais rápida.

Em resumo, a manutenção de registros precisos do estoque é uma prática essencial, impactando positivamente diversos aspectos da operação empresarial. Sem dúvida alguma a adoção de um bom software de gestão patrimonial, que seja intuitivo, ágil e apresente uma boa performance irá facilitar a gestão.

A adoção de tecnologia RFID para leitura de dos ativos e conferência dos mesmos facilita e torna mais rápido o processo minimamente 30 vezes, com isso o inventário deixará de ser um “fardo” e passará ser mais um item no processo de gestão, contando com uma acurácia de 99%, tornando o seu inventário ainda mais confiável.

Caso Real de uso

Inventário realizado com Código de Barra:

Um exemplo clássico do uso de inventário realizado por códigos de barras é o de uma empresa que destacou uma equipe de 10 pessoas para realizar a bipagem e conferência visual dos atributos dos itens enquanto dois gestores foram responsáveis por equalizar e tratar os dados coletados. Para garantir a precisão do inventário, a empresa precisou suspender suas operações de sexta-feira até domingo, já que qualquer movimentação no comprometeria a conferência. Apesar de ser uma metodologia mais ágil que a contagem manual, o uso de códigos de barras ainda exige contato visual direto com os itens, tornando o processo demorado e resultando em dias de paralisação, o que impacta o faturamento.

Inventário realizado com RFID

Com a implementação da tecnologia RFID, o inventário na mesma empresa foi transformado, reduzindo a equipe necessária para apenas duas pessoas e um gestor, já que a leitura dos ativos é feita em massa e processada em tempo real. As informações coletadas são automaticamente enviadas para uma plataforma web, onde os relatórios podem ser gerados de forma imediata e alinhados às necessidades da gestão. Essa modernização resultou em um ganho expressivo de eficiência, reduzindo o tempo para a execução do inventário em 30 vezes, além de proporcionar maior confiabilidade e acurácia no processo, eliminando a necessidade de paralisar as operações da empresa.

A Integração de RFID e IoT: Eficiência e Segurança no Inventário Moderno

Os avanços com o uso da tecnologia no inventário não param por aí: com a integração da IoT (Internet das Coisas), a aplicação do RFID ganha ainda mais funcionalidades e possibilidades. Além de otimizar o controle patrimonial, a IoT permite complementar o uso do RFID com recursos como alarmes sonoros e visuais para eventos críticos, sistemas anti-furto, e até mesmo ações externas automatizadas, como abrir ou fechar portas. Dessa forma, é possível configurar mensagens e alertas personalizados em tempo real, garantindo maior segurança, eficiência e automação nos processos de gestão patrimonial e de estoque.

Pequenos negócios: Como a RFID pode ser um investimento acessível para pequenas empresas?

Para pequenos negócios, a tecnologia RFID deixou de ser um investimento distante e passou a ser uma solução acessível graças à redução dos custos das etiquetas RFID, agora produzidas no Brasil. Com essa inovação, pequenas empresas podem aproveitar os benefícios da automação e precisão no inventário, reduzindo erros e economizando tempo, sem a necessidade de grandes investimentos iniciais. Isso permite maior eficiência operacional e competitividade no mercado, tornando a gestão de ativos mais moderna e estratégica.

Grandes empresas: Como a tecnologia RFID contribui com maior eficiência e escala em operações grandes e complexas?

Para grandes empresas, a tecnologia RFID se destaca como uma solução essencial para lidar com a complexidade e a escala de operações robustas. Com a recente redução do custo das etiquetas RFID, agora mais acessíveis, é possível implementar sistemas avançados de inventário que permitem leituras rápidas e em massa, eliminando a necessidade de contato visual direto. Isso traz um ganho significativo em produtividade, já que o processo é realizado até 30 vezes mais rápido do que os métodos tradicionais, como código de barras. Além disso, a alta acurácia de cerca de 99% garante eficiência operacional, reduzindo falhas, minimizando desperdícios e otimizando a gestão de ativos em larga escala.

Conclusão

A gestão eficiente de inventários patrimoniais é indispensável para garantir acurácia nos registros, otimizar processos e sustentar uma operação empresarial mais segura e lucrativa. Tecnologias como RFID, especialmente quando integradas à IoT, têm mostrado um impacto transformador, permitindo leituras em massa, maior agilidade, confiabilidade de dados e integração automatizada com sistemas de gestão. Além de reduzir custos e o tempo investido, essas tecnologias oferecem soluções inteligentes, como alarmes, alertas e ações automatizadas que elevam a segurança e o controle patrimonial a um novo nível. Investir em inovação é o caminho para transformar o inventário de um processo tedioso para uma ferramenta estratégica e moderna que promove eficiência e excelência operacional.

Caso de uso de inventário com tecnologia RFID

Quer mais conteúdos sobre o assunto? Curta nosso blog e assine nosso canal no youtube.

#tecnologiaRFID #inventárioPatrimonialEficiente #controledeEstoquecomRFID #gestãodeAtivosEmpresariais